Ilona Rau

Das papierlose Büro - Realität oder Illusion?


"Papierloses Büro"
Papier versus Online-Kommunikationsmittel
Vorteile von Papier als Informationsträger
Elektronische Kommunikationsmittel
e-Mail / elektronische Post
WWW / Internet
Dokumentenmanagementsysteme
Vorteile von Dokumentenmanagementsysteme
Fazit


"Papierloses Büro – Realität oder Illusion" so lautet der Titel der nachfolgenden Ausführungen. Diese Überschrift deutet bereits an, daß ein "papierloses Büro" auch an der Schwelle zum Zeitalter der Informationsgesellschaft keine Realität ist, sondern nach Meinung der Autorin eher eine Illusion bleiben wird, wenngleich eine Reduzierung der "Papierflut" durch Einsatz geeigneter elektronischer Kommunikationssysteme bzw. -mittel in Unternehmen und Organisationen erreicht werden kann.

 

"Papierloses Büro"

Das Thema "papierloses Büro" aus Sicht der des Umweltschutzes zu behandeln, ist nicht ganz einfach. Zum Beispiel stellen Unternehmen, die sich diese Zielsetzung geben, in diesem Zusammenhang im allgemeinen andere Aspekte als den des Umweltschutz in den Vordergrund – außer es wird z. B. ein Öko-Audit durchgeführt und deshalb (vielfach auch aus Marketinggründen) der Aspekt des Umweltschutzes in der Unternehmensphilosophie in den Vordergrund gerückt.

In den meisten Fällen stehen jedoch andere Ziele im Vordergrund, z. B. wird ein Unternehmen, das sich die Zielsetzung gibt, ein (weitgehend) papierloses Büro realisieren zu wollen, den Schwerpunkt mehr auf andere Aspekte wie Kostenreduzierung und schnellere, sichere Informationsbereitstellung, -übermittlung, -verbreitung und -archivierung legen, anstatt den Aspekt des Umweltschutzes durch Einsparung von Papier in den Vordergrund zu stellen.

Deshalb beziehen sich die folgenden Ausführungen auch vordergründig auf Möglichkeiten zur Reduzierung bzw. Eliminierung von Papier als Informations- und Kommunikationsmedium. Als Beispiele werden Dokumentenmanagementsysteme und Online-Kommunikationsmedien aufgeführt, wobei hier Geräte zur Visualisierung, Vervielfältigung und Verbreitung von Information, die heute zur Verfügung stehen bzw. eingesetzt werden, eingeschlossen sind.

Unter einem Dokumentenmanagementsystem versteht man dabei ein Softwaresystem, die sich mit der Digitalisierung, Speicherung und dem Wiederauffinden von Dokumenten (d. h. digitalen Schriftstücken) beschäftigt.

 

Papier versus Online-Kommunikationsmittel

Aus Sicht des Umweltschutzes ist im Zusammenhang mit "papierlosem Büro" die Frage zu stellen, ob elektronische Kommunikationsmittel, Visualisierungsgeräte sowie Geräte zur Informationsvervielfältigung und -verteilung eigentlich umweltverträglicher sind als Papier als Informations- und Kommunikationsmedium.

Dabei ist der gesamte Prozeß von der Herstellung, Nutzung bis zur Entsorgung bzw. Wiederaufbereitung ebenso zu betrachten wie Energiekosten, die bei Einsatz elektronischer Kommunikationsmedien bzw. -geräten entstehen.

Ein fundierter Vergleich darüber, ob Papier oder elektronische Informationsmedien oder -systeme im weitesten Sinne umweltverträglicher herzustellen, einzusetzen und letztendlich zu entsorgen bzw. zu recyclen sind, ist nur schwer möglich. Nachfolgend wird ein Beispiel angeführt, das den Transport eines Briefes mit dem Versand einer Email vergleicht:

Die mögliche Ressourceneinsparung beim Einsatz von Email im Vergleich zum konventionellen Postversand beläuft sich nach Untersuchungen, die für den Club of Rome durchgeführt und im Buch "Faktor 4" publiziert wurden, ungefähr auf den Faktor 100 bei der MIPS-Reduktion. Dieses Ergebnis resultiert aus einer vergleichenden Untersuchung, die für den Transport eines 10 g schweren Briefes – alternativ dazu der Versand einer e-Mail – von Wuppertal nach Snowmass (USA, Colorado) durchgeführt wurde. Die reale Ressourceneinsparung ist aber viel geringer einzuschätzen, als es der Faktor von ca. 100 beim rein technischen Vergleich aufzeigt.

 

Vorteile von Papier als Informationsträger

Auf Papier als Informationsträger kann heutzutage – sei es im privaten oder beruflichen Umfeld – keinesfalls verzichtet werden obwohl elektronische Medien und Kommunikationsmittel eine immer größere Verbreitung erfahren.

Für Unternehmen und Organisationen stellt das Schlagwort: "papierloses Büro" nach Meinung der Autorin auch keine Alternative dar, da über einen längeren Zeitraum gesehen Papier immer noch der günstigste und unkomplizierteste Informations- bzw. Datenträger ist.

Anders als die in den letzten Jahren immer stärker in den Vordergrund getretenen und oft als Alternative angepriesenen elektronischen Speichermedien wie Disketten oder CD-ROMs ist bei auf Papier vorliegender Information kein eigenes Lesegerät erforderlich. Zumal diese Lesegeräte bereits nach wenigen Jahren schon wieder veraltet sind und das Überspielen der Dokumente auf an anderes Medium notwendig machen, um die Informationen weiterhin verfügbar zu halten.

 

Elektronische Kommunikationsmittel

Elektronische Informationsträger und -medien, die als Alternative zu Papier in Frage kommen, sind z.B. Dokumentenmanagementsysteme, e-Mail bzw. elektronische Post oder auch das Internet bzw. WWW. Sie haben in den letzten Jahren eine immer größere Bedeutung erfahren und werden verstärkt in allen Unternehmensbereichen eingesetzt.

Vielfach werden damit Vorgänge vereinfacht und automatisiert, die mit herkömmlichen Informationsmedien wie Papier nicht effizient genug abgewickelt werden können.

Nachfolgend werden Kommunikationsmöglichkeiten bzw. -formen wie Email/elektronische Post, WWW / Internet und insbesondere Dokumentenmanagementsysteme, die eine Reduzierung der Papierflut realisiert können, näher erläutert.

 

E-Mail / Elektronische Post

Mit e-Mail bzw. Elektronische Post kann der gesamte Prozeß des Versendens von Informationen online erfolgen, d. h. es entfallen Ausdruck und Vervielfältigung von Dokumenten bzw. Informationen sowie der Versand auf herkömmlichem Weg. Der Empfänger kann hierbei entscheiden, ob ein Ausdruck der em-pfangenen Informationen sinnvoll ist.

Die Vorteile dieser Kommunikationstechnik liegen auf der Hand: neben schneller und einfacher Kommunikation ist Email insbesondere bei Verteilung von Information an mehrere Teilnehmer kostengünstiger. Aus Sicht des Umweltschutzes spart man neben Papier und der Vervielfältigung per Kopierer insbesondere den gesamten Versand z. B. per Lkw und somit Energiekosten und schützt die Umwelt vor Abgasbelastung etc.

 

WorldWideWeb / Internet

Ein mindestens ebenso weit verbreitetes und akzeptiertes Kommunikationsmittel stellt das WWW bzw. das Internet dar.

Es stellt Informationen für Benutzer in einer Art und Weise zur Verfügung, wie es mit herkömmlichen, konventionellen Mitteln gar nicht möglich wäre. Durch zentrale Haltung von Informationen sind diese für alle Menschen mit Internetanschluß zugänglich.

Innerhalb eines Unternehmens bringt das Intranet neue Möglichkeiten bei der Verwaltung von Informationen bzw. Dokumenten und der Kommunikation mit sich. Setzt ein Unternehmen ein Intranet als Kommunikationsplattform ein, so kann das gesamte Handling von Information online abgewickelt werden, d.h. es kann eine rein digitale Kommunikation stattfinden. Dokumente müssen also nicht mehr digital erfaßt, anschließend ausgedruckt, vervielfältigt, verteilt und letztlich wieder – ggf. mehrfach – archiviert werden.

Die Vorteile dieser Kommunikationstechnik entsprechen im wesentlichen denen von e-Mail.

 

Dokumentenmanagemantsysteme

In den letzten Jahren haben Dokumentenmanagementsysteme in Unternehmen an Bedeutung gewonnen. Der Wandel vom reinen Archivierungstool zum umfassenden Informationsmanagementsystem in Unternehmen wurde durch zwei Aspekte maßgeblich beeinflußt:

Zum einen durch das überproportionale Ansteigen der Papiermenge, die täglich von den entsprechenden Mitarbeitern bewältigt werden muß.

Zum anderen ist es für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens entscheidend, wie schnell die benötigten Informationen an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen.

Bei der heutigen Informationsflut ist ohne Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems nämlich folgendes Szenario Realität:

Neben den beiden erstgenannten Aspekten können es allerdings auch ökologische Motive sein, die Unternehmen dazu veranlassen, ihre interne Papierflut und in manchen Fällen sicherlich auch Papierverschwendung, eindämmen zu wollen.

Um die bestehenden Probleme der Informations- und Papierflut zu lösen und Papier als Informations-träger zu ersetzen werden heute in Unternehmen oftmals Dokumentenmanagementsysteme eingesetzt. Diese bringen viele Erleichterungen und Vorteile im Informationshandling mit sich, eines jedoch sicher nicht: das "papierlose Büro".

 

Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen

Auch wenn durch Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems die Zielsetzung eines "papierlosen Büros" nicht erreicht wird, so kann es doch die Papierberge deutlich abbauen. Außerdem unterstützt es die Verwaltung der ebenso stark ansteigenden Menge an elektronisch vorliegender Information wie e-Mails, Web-Sites, elektronischen Dokumenten aus PC-Anwendungen sowie Unternehmensdaten, die in digitaler Form vorliegen (z. B. Daten aus kommerziellen EDV-Systemen).

Ein wesentlicher Punkt eines Dokumentenmanagementsystems ist die zentrale Online-Speicherung (und somit Archivierung) der Informationen. Somit entfällt die Vervielfältigung von z. B. Dokumenten für verschiedene Mitarbeiter und ggf. der Versand von Dokumenten an andere Orte per Post, da alle Mitarbeiter auf die Informationen online zugreifen können.

Die o. g. Vorteile, die Dokumentenmanagementsysteme für die Verwaltung von Informationen bieten, stehen bei Unternehmen an erster Stelle bei einer Entscheidung des Einsatzes eines solchen Systems. Es sind aber gleichzeitig auch Vorteile aus Sicht des Umweltschutzes, da durch Einsparung von Papier, Mehrfachkopien, Versand oder Raumfläche neben der Einsparung von Papier auch Energiekosten etc. reduziert werden.

 

Fazit

e-Mail, Intranet bzw. Internet und insbesondere Dokumentenmanagementsysteme bieten heute Möglichkeiten, Papierverbrauch bzw. die Menge an Papier zu reduzieren, Energiekosten zu sparen und letztendlich somit die Umwelt zu entlasten. Allerdings ist den meisten Menschen klar, daß trotz des zunehmenden Einsatzes elektronischer Kommunikationsmedien und -mitteln ein papierlose Büro heutzutage eine Illusion ist.





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