Workflow-Optimierung in der Medienproduktion

In der Vergangenheit haben oft unterschiedliche Fachrichtungen an Hochschulen und Fachinstitutionen versucht, Antworten auf die vielfach komplexe, betriebliche Veränderungsproblematik zu finden. Mit Aufkommen der Prozessorientierung in den Unternehmen wandelte sich die Sichtweise. Heute finden zunehmend integrative Lösungsansätze Anwendung, um organisatorische, personelle, informations-technische und logistische Aspekte gesamtheitlich zu berücksichtigen. Das Fachgebiet „Prozessoptimierung“ von Prof. Dr.-Ing. Thaler an der Hochschule der Medien Stuttgart widmet sich einer solchen integrativen Sichtweise. So stellen regelmässig durchgeführte Unternehmesstudien einen bewährten Weg dar, Forschung und Praxis besser zu verbinden. Beispiel hierfür ist eine im Rahmen einer semesterbegleitenden Projektarbeit im Fachkurs „Praktikum Prozessoptimierung“ durchgeführte Online-Unternehmensbefragung zum Thema „Workflow-Optimierung“.

Ein Team angehender Wirtschaftsingenieure und –ingenieurinnen sprach im Sommersemster 2006 ausgewählte Medienunternehmen an und konnte insgesamt Angaben von 50 Betrieben auswerten. Das Team ging unter wissenschaftlicher Betreuung auf Basis eines detailliert entwickelten Fragebogens als erstes der Frage nach, welche Ziele und Motive bei aktuellen Projekten zur Workflow-Optimierung vorherrschen. Im Gespräch mit VALUE Magazin ging Prof. Thaler auf  das Thema Workflow-Optimierung und Ergebnisse der Untersuchung ein.

Value: Was versteht man denn unter einem Workflow bei der Medienproduktion?

Thaler: Ein Workflow ist ein teilweise oder auch vollständig automatisierter Geschäftsprozess, in dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben zwischen beteiligten Akteuren und Anwendungssystemen in einer strukturierten, festgelegten Art und Weise übertragen und bearbeitet werden.

Value: Welche Vorteile können denn Unternehmen durch eine Optimierung ihres Workflows erwarten?

Thaler: Vor allem eine gesteigerte Produktivität. Indem unnötige Zwischenschritte eliminiert werden, wird der Automatisierungsgrad der Geschäftsprozesse gesteigert.
Dabei spielt die bessere Kontrolle übergreifender Geschäftsprozesse durch Standardisierung eine grosse Rolle. Daneben lassen sich besonders die internen Workflows vereinfachen. Die Fokussierung auf „best practice“ führt oft zu einer Rationalisierung und Vereinfachung.

Value: Oft ist ja auch die Kundenseite an Einsparungen interessiert.

Das stimmt absolut. Workflow-Optimierung heißt letztlich besserer Kundenservice. Durch einen zuverlässigen, reibungslosen Ablauf der Prozesse und eine klare, übergreifende Steuerung kann vor allem das Timing der Auftragsdurchführung verbessert werden. Mehraufwände durch mangelhafte Koordination und spät entdeckte Fehler sind ja ebenfalls häufige, aber eben auch vermeidbare Kostentreiber. Um diese Potenziale zu erschliessen, müssen die Beteiligten allerdings an einem Strang ziehen.

Value: Was ist denn die Schlussfolgerung aus den Ergebnissen Ihrer Untersuchung?

Wir haben immer noch ein starke Kluft zwischen Wunsch und Wirklichkeit. Obwohl ich durchaus optimisch bin, dass mittelfristig der Übergang von der „handwerklichen“ zur „industriellen“ Medienproduktion gelingt, müssen viele Unternehmen noch davon überzeugt werden, dass es kein Zurück gibt. Obwohl dies auch oft durch äusseren Druck passiert, wächst die Zahl der Unternehmen, die heute agiert, anstatt nur zu reagieren.

Weiterführende Informationen

Auszug aus dem Interview der Zeitschrift VALUE Magazin mit Prof. Thaler.
Der Beitrag wurde veröffentlicht in: VALUE Magazin 2006.

WFO_Kurzstudie_2006 (Download pdf)