Studierende entwickeln Balanced Scorecard für Großstadtbibliothek

Eine ganz besonders hohe Praxisrelevanz erhielt das Wahlmodul "Managementinstrumente in Bibliotheks- und Informationseinrichtungen" unter der Leitung von Prof. Cornelia Vonhof im Sommersemester 2014 durch den Projektauftrag der Direktorin der Stadtbibliothek Nürnberg, eine Balanced Scorecard (BSC) als strategisches Steuerungsinstrument zu entwickeln.

Balanced Scorecard kann mit "ausgewogener Berichtsbogen" übersetzt werden und beschreibt ein Managementkonzept zur Umsetzung einer Strategie in ein konsistentes System von strategischen Zielen und deren Konkretisierung durch operative Ziele und Maßnahmen. Üblicherweise werden die strategischen Ziele aus vier verschiedenen Perspektiven entwickelt: Finanzen, Kunden, Prozesse und Mitarbeiter. Für jede Perspektive werden Kennzahlen und Maßnahmen ausgewählt, die die Annäherung an die strategischen Ziele messen und unterstützen.

In nur 10 Semesterwochen entwickelten die Studierenden eine passgenaue BSC und präsentierten diese in überzeugender Weise vor dem Leitungsteam in Nürnberg: "Wir alle waren sehr beeindruckt – sowohl von der Art der Präsentation als auch vor allem von den Inhalten. Meine Erwartungen wurden mehr als erfüllt. Auch ein gewisser Blick von außen erwies sich als wertvoll. Auf den vorgelegten Entwurf für eine BSC können wir auf unserem weiteren Weg hervorragend aufbauen," so lobte die Direktorin der Stadtbibliothek die Arbeit der Studierenden. Spontan wurden die Studierenden gebeten, ihre Präsentation auch für interne Schulungszwecke zur Verfügung zu stellen.

Das Projekt bot der Studierendengruppe die Gelegenheit, für eine sehr interessante Auftraggeberin arbeiten. Nürnberg ist eine der großen kommunalen Bibliotheken in Deutschland (http://www.nuernberg.de/internet/stadtbibliothek/) mit Zentralbibliothek, sechs Stadtteilbibliotheken, vier Schul- und zwei Fahrbibliotheken und der größten Musikbibliothek Nordbayerns. Zur Stadtbibliothek gehört mit der Historisch-Wissenschaftlichen Stadtbibliothek zudem eine der ältesten Bibliotheken im deutschsprachigen Raum mit Altbeständen seit 1370.

Organisatorisch hat die Stadtbibliothek in den letzten Jahren einen intensiven Organisationsentwicklungsprozess durchlaufen, der einerseits durch den organisatorischen Zusammenschluss mit der Volkshochschule zum Bildungscampus Nürnberg und andererseits durch die Zusammenführung der vorher auf drei Standorte verteilten Bibliothek in einem Neubau gekennzeichnet war.

Nachdem der Umzug in den Neubau und die enorm gestiegene Kundennachfrage, die die letzten beiden Jahre geprägt haben, bewältigt sind, will sich das Führungsteam nun wieder verstärkt auf die konzeptionelle Weiterentwicklung der Bibliothek konzentrieren. Hierzu gehört auch die Entwicklung entsprechender Managementinstrumente.

Da bereits eine Vielzahl von Kennzahlen im Einsatz, strategische Ziele formuliert sind und darüber hinaus die Einführung von Zielvereinbarungen geplant ist, wird mit der BSC die Erwartung verbunden, diese Bausteine zu integrieren und die Zusammenhänge im gesamten Team zu vermitteln.

Die Studierenden, die größtenteils im Seminar zum ersten Mal dem Managementinstrument "Balanced Scorecard" begegneten, standen vor der Herausforderung, sich sehr schnell anhand von Fachliteratur in dieses Konzept einzuarbeiten. Dann waren die Materialien und Inputs der Stadtbibliothek zu sichten, zu systematisieren und zu bewerten.
Auf dieser Basis fiel die Entscheidung – abweichend von einer klassischen BSC – eine fünfte Perspektive einzuführen. Mit der Perspektive "Gesellschaft" sollte der gesellschaftlichen Relevanz dem gesellschaftlichen Auftrag der Stadtbibliothek Rechnung getragen werden.

Die fünf Perspektiven bestimmten auch die Projektstruktur, in der fünf "Perspektiv-Teams" parallel arbeiteten und bei wöchentlichen Meetings ihre Arbeitsergebnisse abstimmten. Die Kombination von persönlichem Austausch und dem Nutzen von Online-Plattformen machte ein effizientes Arbeiten möglich.

Die Stadtbibliothek Nürnberg als Kundin erhielt als Arbeitsergebnis ein ganzes Paket an Leistungen, u.a. eine ausführliche Dokumentation aller fünf Perspektiven mit den jeweils zugeordneten strategischen und operativen Zielen, Kennzahlen, Zielwerten und vorgeschlagenen Maßnahmen. Zum Arbeitsergebnis gehörte aber auch ein eigens entwickelter Steckbrief, mit dem jede der von den Studierenden ausgewählten Kennzahl ausführlich dokumentierter wurde.

Mit diesen Arbeitsmaterialien zeigten sich die Auftraggeber hoch zufrieden. Die Umsetzung der studentischen Arbeit in die Praxis ist ab Herbst 2014 geplant. Im Oktober 2014 werden die Studierenden ihre Arbeitsergebnisse zudem auf dem Bibliotheksleitertag von OCLC in Frankfurt einem größeren Fachpublikum präsentieren können. (http://oclc.org/de-DE/events/2014/bibliotheksleitertag/bibliotheksleitertag/ideengallerie.html)

Kontakt:
Prof. Cornelia Vonhof
E-Mail: vonhof@hdm-stuttgart.de

02. Juli 2014