Teams bietet grundlegende Funktionalitäten in den Bereichen Dokumentenmanagement und Kommunikation. Darüber hinaus übernimmt Teams eine wichtige Funktion im Rollen- und Rechtemanagement einer Organisation durch die Bildung von Office-365-Gruppen. Der Funktionskatalog ist in den letzten Jahren stark und dynamisch gewachsen. Fast wöchentlich sind neue Funktionen verfügbar.

Dies erfordert ein klares Konzept für die Nutzung der vielfältigen Möglichkeiten in der Organisation und für die strukturierte Einführung der Anwender in die Welt von Teams. Eine explorative Umfrage zur aktuellen Situation bei der Einführung und Nutzung von MS Teams im DACH Raum, die Prof. Dr. Arno Hitzges und Buket Usluer von der Stuttgarter Hochschule der Medien (HdM) von Dezember 2021 bis Februar 2022 durchgeführt haben, zeigt, dass es daran häufig hapert. Unterstützt wurde die Studie von Valprovia, Communardo, BECHTLE, CollabStack und Fichter IT Consulting.

Tief ins Unternehmen integriert

Persönliche Teams, die frei von den Mitarbeitern erstellt werden dürfen, zeigen, dass Unternehmen den Beschäftigten eine selbständige Arbeitsweise und ein Stück Souveränität ermöglichen. Diese Unternehmen laufen damit aber auch Gefahr, einen Wildwuchs an Teams zu bekommen. Im Gegensatz dazu werden Projektteams nach gewissen Definitionen angelegt, wenn es um geregelte Abläufe oder Archivierbarkeit geht.

Noch nicht vollständig als Kollaborations-Tool verwendet

Eine deutliche Nutzung lässt sich bei den privaten Chat-Nachrichten sehen: 73 Prozent der Befragten gaben an, diese Funktion sehr oft oder häufig zu nutzen. Auch die Videotelefonie wird häufig beziehungsweise sehr oft verwendet (88 Prozent). Registerkarten respektive Apps werden dagegen von knapp 39 Prozent gar nicht oder selten genutzt. Ähnlich sieht es bei der Nutzung der Dateiablage (36 Prozent) und der gemeinsamen Dateinutzung (30 Prozent) aus. Diese Funktionalitäten laufen anscheinend unter dem Radar der Mitarbeiter oder die Funktionalitäten wurden eingeschränkt.

Vielfältige Probleme

Als häufiges Problem bei der Nutzung nannte mehr als ein Drittel der Befragten Probleme bei der Zusammenarbeit mit Externen. 28 Prozent der Mitarbeiter müssen lange nach abgelegten oder geteilten Dokumenten suchen, was darauf hindeutet, dass die Struktur innerhalb der Teams fehlt oder jedes Team unterschiedlich aufgebaut ist. Ähnlich viele Nutzer übersehen häufig Nachrichten - vermutlich, weil die Nutzung der Kommunikationskanäle im Unternehmen nicht einheitlich festgelegt ist und viele Anwender (26 Prozent) nicht immer wissen, welcher Nachrichtenkanal für welche Information am besten geeignet ist. Knapp ein Viertel der Umfrageteilnehmer beklagte, keinen Überblick über die eigenen Teams zu haben, zudem empfänden sie den Aufbau der unterschiedlichen Gruppen als verwirrend. 22 Prozent der Befragten können nach eigenem Bekunden nicht beurteilen, welche Teams gelöscht werden können. Die Anlage von doppelten Teams ist dagegen nur bei jedem Zehnten ein Problem.

Verwaltung häufig Fehlanzeige

Aufgrund des großen Wachstums von Teams in der Kundenbasis von Microsoft ist mittlerweile ein umfangreicher Markt für "Governance Tools" entstanden. Diese kommen vornehmlich aus den USA und bedienen zunächst vor allem US-amerikanische Anforderungen. Europa und insbesondere der DACH-Raum haben durch die schärferen Datenschutzrichtlinien und die betriebliche Mitbestimmung noch einmal deutlich anspruchsvollere funktionale Anforderungen an Verwaltungswerkzeuge für Teams. Dazu gehören insbesondere auch Anforderungen zum Hosting der Governance-Lösung sowie die Verfügbarkeit von deutschsprachigen Partnern und Dienstleistern.

Unternehmen, die keinen System-Support für die Verwaltung nutzen, haben vermutlich einen hohen Verwaltungsaufwand in der IT. Alternativ ist denkbar, dass sich die Unternehmen noch nicht so stark mit der Verwaltung auseinandergesetzt haben, beziehungsweise noch keine Verwaltungsprobleme erkennen können. Dies könnte an den noch jungen oder auch ungeplanten "Einführungsprozessen" während der Pandemie liegen.

In der Umfrage gaben nur 14 Prozent der Befragten an, dass ihr Unternehmen ein "Governance Tool" verwendet. Das könnte daran liegen, dass eine Nutzung mit zusätzlichen Kosten verbunden ist und viele Unternehmen nicht bereit sind, mehr Geld auszugeben. Hinzu kommt, dass sich Governance-Lösungen erst ab einer bestimmten Anzahl von Teams lohnen. Ein ähnliches Bild zeigt die Frage nach Nutzungsberichten. Fast 70 Prozent haben noch nie einen solchen erstellt und analysiert. Das heißt, sie haben keinen Überblick über bestehende Teams und wissen dementsprechend nicht, ob Handlungsbedarf in der Verwaltung besteht.

Governance tut not

Die Ergebnisse der Umfrage machen deutlich, dass derzeit viele Unternehmen noch kein klares Governance-Konzept für das Management von MS Teams haben. Es fehlen Vorstellungen zum Life-Cycle-Management und klare Regeln für die Erstellung oder Löschung von nicht mehr benötigten Teams. Darüber hinaus fehlen Vorlagen für die Unterstützung einer klaren Informationsarchitektur. Selbst wenn viele Unternehmen erst MS Teams eingeführt haben: Die Uhr tickt. Neben der damit verbundenen zunehmenden Unübersichtlichkeit der Plattformen und dem wachsenden Aufwand der Anwender für das Suchen und Ablegen von Dokumenten steigt auch der Aufwand für die Verwaltung der Plattform in der IT. "Es gilt, die Balance zwischen Regulierung und Freiheit zu finden, um MS Teams zu einem Erfolgsprojekt zu machen", so die Autoren. Die Administration könne durch automatisierte Prozesse vereinfacht werden und der Aufwand deutlich minimiert. Der Markt biete dazu bereits hilfreiche Tools und Lösungen.

Die Studie "Teams Governance" steht kostenlos zum Download zur Verfügung: Teams Governance Studie Download - Stuttgarter SharePointForum (stuttgarter-sharepointforum.de)